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Projektmanagement fur Dummies Stanley E. Portny

Projektmanagement fur Dummies By Stanley E. Portny

Projektmanagement fur Dummies by Stanley E. Portny


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Projektmanagement fur Dummies Summary

Projektmanagement fur Dummies by Stanley E. Portny

Vor einem liegt nicht nur ein bislang unuberschaubares Projekt, sondern schon eine Ahnung hinsichtlich all der Probleme, die mit ihm einhergehen koennten: Wer kennt das nicht?
Stanley Portny zeigt, wie Projektmanagement richtig funktioniert, wenn man weiss, worauf zu achten ist. Er erklart, wie man Projekte richtig plant, durchfuhrt und kontrolliert, damit man die Ziele nicht aus den Augen verliert und den UEberblick behalt. Dazu gehoert naturlich auch zu wissen, was ein gutes Projektteam ausmacht und wie man die Leute bei der Stange halt. Dabei geht der Autor auf die neuesten Projektmanagement-Techniken ein und stellt verschiedene Computerprogramme vor, die das Projektmanagement unterstutzen und wesentlich erleichtern. Mit diesem Buch wird jeder zu einem routinierten Projektmanager, der seine Projekte mit Bravour meistert.

About Stanley E. Portny

Stanley E. Portny, Geschaftsfuhrer der Stanley E. Portny and Associates, LLC, ist international anerkannter Experte in Sachen Projektmanagement und Projektleitung. In den letzten 30 Jahren hat er Seminare und Beratungen in den Bereichen Finanzen, Konsumguter, Versicherungen, Pharmaprodukte, Informationstechnologien, Telekommunikation, Verteidigung und Gesundheitswesen fur mehr als 120 oeffentliche und private Einrichtungen durchgefuhrt. Er hat Schulungsprogramme fur mehr als 30.000 Mitarbeiter und Fuhrungskrafte im Bereich Ingenieurswesen, Vertrieb und Marketing, Forschung und Entwicklung, Informationssysteme, Produktion und Operations Research entwickelt und durchgefuhrt.

Table of Contents

UEber den Autor 9

UEber die UEbersetzerin 9

UEber den Fachkorrektor 10

Einleitung 23

UEber dieses Buch 24

Toerichte Annahmen uber den Leser 24

Wie dieses Buch aufgebaut ist 25

Teil I: Die Erwartungen klaren - das Wer, Was und Warum des Projekts 25

Teil II: Die richtige Menge und der richtige Zeitpunkt 25

Teil III: Die Mannschaft zusammenstellen 26

Teil IV: Das Schiff steuern: Das Projekt auf dem Weg zum Erfolg 26

Teil V: Noch besser werden 26

Teil VI: Der Top-Ten-Teil 26

Anhang 26

Symbole, die in diesem Buch verwendet werden 26

Wie es weitergeht 27

Teil I: Die Erwartungen klaren -Das Wer, Was und Warum des Projekts 29

Kapitel 1 Projektmanagement: Der richtige Weg zu guten Ergebnissen 31

Was genau ist ein Projekt? 31

Die Vielfalt von Projekten kennen 33

Die vier Phasen eines Projekts 34

Projektmanagement definieren 36

Der Konzeptions- und Initiierungsprozess 37

Die Planungsprozesse 40

Die Umsetzungsprozesse 41

Die Monitoring- und Kontrollprozesse 42

Die Abschlussprozesse 43

Die Rolle des Projektmanagers 43

Ein Blick auf die Aufgaben des Projektmanagers 43

Lassen Sie keine Ausreden gelten 44

Abkurzungen vermeiden 45

Vorsicht vor sonstigen Versuchungen 46

Bringe ich die optimalen Voraussetzungen fur einen Projektmanager mit? 47

Kapitel 2 Der Beginn der Reise: Die Entwicklung eines Projekts 49

Ideenquellen fur potenzielle Projekte anzapfen 50

Besteht uberhaupt Bedarf an potenziellen Projekten? 50

Ein kunftiges Projekt als Business Case prasentieren 51

Projekt-Chart erstellen 53

Eine Kosten-Nutzen-Analyse durchfuhren 54

Eine Machbarkeitsstudie durchfuhren 55

Wichtige Dokumente bei dem Erstellen des Projekt-Charts 56

Welche Projekte schaffen es in die zweite Phase? 57

Kapitel 3 Die richtigen Leute einbeziehen 59

Das Audience ermitteln 59

Eine Audience-List erstellen 60

Die ersten Schritte zur Audience-List 60

Vollstandigkeit und Nutzen der Audience-List verbessern 64

Eine Audience-List-Vorlage entwickeln 66

Driver, Supporter und Beobachter identifizieren 67

Entscheiden, wann Sie wen einbeziehen wollen 69

Unterschiedliche Methoden der Einbindung 72

Den groesstmoeglichen Nutzen aus der Beteiligung der Audiences ziehen 73

Personen mit ausreichender Autoritat ins Boot holen 73

Die Macht und das Interesse der Audiences einschatzen 75

Kapitel 4 Festlegen, was Sie moeglichst erreichen wollen -und warum 77

Das Projekt in einem Projektauftrag formulieren 77

Das Gesamtbild sehen: Wie passt Ihr Projekt hinein? 80

Herausfinden, warum Sie mit diesem Projekt betraut wurden 80

Festlegen, wo Ihr Projekt beginnt und wo es endet 89

Festlegen, wie Sie an das Projekt herangehen wollen 90

Die Ziele Ihres Projekts festlegen 92

Die Grenzen festlegen 96

Mit Einschrankungen arbeiten 96

Voraussetzungen ermitteln 99

Der Umgang mit Unsicherheiten wahrend der Planungsphase 99

Kapitel 5 Jetzt wird's konkret 101

Teile und herrsche: Projektarbeit in leicht verdaulichen Portionen 101

In Details denken 102

Hierarchisch denken 103

Ausnahmesituationen 112

Eine Projektstruktur erstellen und veroeffentlichen 115

Unterschiedliche Wege, eine Aufgabe zu unterteilen 115

Die Projektstruktur entwickeln 116

Viele Wege fuhren nach Rom 117

Die richtige Erfassung von Informationen in der Projektstruktur 119

Unterschiedliche Darstellungsformen der Projektstruktur 120

Die Qualitat der Projektstruktur verbessern 122

Mit Vorlagen arbeiten 123

Risiken bei der Aufgabenunterteilung erkennen 124

Festlegen, welche Informationen uber die Tatigkeiten benoetigt werden 126

Teil II: Die richtige Menge und der richtige Zeitpunkt 129

Kapitel 6 Wer will was bis wann erledigt haben? 131

Den Zeitrahmen abschatzen 132

Die Elemente eines Netzplans 132

Den Netzplan entwickeln 133

Den Netzplan analysieren 135

Den Netzplan richtig lesen 135

Einen Netzplan richtig interpretieren 136

Die Bedeutung des kritischen Pfades 137

Die Vorwartsrechnung - kritische Pfade, nicht kritische Pfade, FAZ und FEZ ermitteln 137

Die Ruckwartsrechnung - Pufferzeiten, SAZ und SEZ ermitteln 139

Wie Sie Ihren Netzplan entwickeln 141

Vorganger ermitteln 141

Ein einfaches Beispiel per Netzplan darstellen 144

Einen Zeitplan entwickeln 149

Einen vorlaufigen Zeitplan erstellen 149

Lassen Sie sich nicht dazu verfuhren, den Zeitplan nach der Backing-in-Methode zu entwickeln 150

Festgelegte Zeitvorgaben einhalten 151

Unterschiedliche Strategien anwenden, um fruher zum Picknick zu kommen 151

Vorgangsdauer schatzen 157

Die wichtigsten Einflussfaktoren 158

Merkmale von Ressourcen 158

Informationen uberprufen 159

Zeitschatzungen verbessern 159

Den Zeitplan veroeffentlichen 161

Kapitel 7 Festlegen, wen Sie wann in welchem Umfang benoetigen 165

Die Fahigkeiten und das Wissen der Teammitglieder beschreiben 166

Festlegen, welche Fahigkeiten und Kenntnisse die Teammitglieder haben mussen 166

Fahigkeiten, Kenntnisse und Interesse in einer Matrix darstellen 168

Einen Qualifikationsplan erstellen 170

Den erforderlichen Arbeitsaufwand abschatzen 171

Der Einsatz einer Human-Resources-Matrix 171

Personalbedarf in einer Human-Resources-Matrix beschreiben 172

Den Arbeitsaufwand einschatzen 173

Produktivitat, Auslastung und Verfugbarkeit einkalkulieren 174

Ihre Schatzungen mit Erfahrungswerten aus der Vergangenheit belegen 176

Einen Auslastungsfaktor berucksichtigen 177

Sicherstellen, dass die notwendigen Ressourcen zur Verfugung stehen 179

Die erste Ressourcenverteilung planen 179

Eine moegliche UEberlastung der Ressourcen verhindern 182

Die projektubergreifende Aufgabenverteilung 183

Kapitel 8 Die anderen Ressourcen planen und das Budget entwickeln 187

Alle anderen Ressourcen planen 187

Money, Money, Money: Projektkosten und Budgets 190

Unterschiedliche Arten von Projektkosten 190

Die drei Schritte zum Projektbudget 192

Budgetanderungen wahrend der Projektdurchfuhrung 193

Projektkosten schatzen 194

Kapitel 9 Der Umgang mit Risiken und Unsicherheiten 199

Risiko und Risikomanagement definieren 200

Risiken und Risikofaktoren 201

Risikofaktoren erkennen 202

Risiken erkennen 204

Risiken einschatzen: Eintrittswahrscheinlichkeit und Folgen 205

Die Eintrittswahrscheinlichkeit einschatzen 206

Den Umfang der Auswirkungen einschatzen 208

Risikomanagement 211

Die Risiken auswahlen, die Sie aktiv managen wollen 211

Eine Risikomanagementstrategie entwickeln 212

UEber Risiken reden 213

Einen Risikomanagementplan aufstellen 215

Teil III: Die Mannschaft zusammenstellen 217

Kapitel 10 Die wichtigsten Mitspieler in Stellung bringen 219

Drei Organisationsformen 219

Funktionalorganisation 220

Projektorientierte Organisationsstruktur 222

Die Matrixorganisation 224

Die Schlusselfiguren in einer Matrixorganisation 226

Projektmanager 226

Teammitglieder 227

Funktionalmanager 228

Unternehmensfuhrung 229

Erfolgreiches Projektmanagement in einer Matrixorganisation 229

Eine Teamidentitat schaffen und laufend starken 229

Die Unterstutzung aller Teammitglieder sichern 230

Weitere Unterstutzung aus Ihrem Unternehmen heranholen 230

Haufig auftretende Probleme umgehen, bevor sie auftreten 231

Kapitel 11 Rollen und Verantwortungsbereiche der Teammitglieder festlegen 233

Die zentralen Begriffe definieren 234

Autoritat, Verpflichtung und Verantwortlichkeit abgrenzen 234

Autoritat und Verpflichtung vergleichen 235

Die wichtigsten Projektaufgaben verteilen 235

Was kann ich delegieren? 235

UEbertragung von Autoritat auch dauerhaft tragen 238

Mit Zuversicht delegieren 240

Verantwortung ubertragen 240

Jemanden zur Rechenschaft ziehen, obwohl er Ihnen nicht direkt unterstellt ist 242

Rollenverteilungen in einer Responsibility Assignment Matrix visualisieren 244

Die Elemente einer Responsibility Assignment Matrix 244

Eine Responsibility Assignment Matrix lesen 247

Eine Verantwortungsmatrix erstellen 249

Die Genauigkeit Ihrer Matrix verbessern 250

Mit Mikromanagern umgehen 252

Warum jemand zum Mikromanager wird 252

So bekommt der Mikromanager Vertrauen in Ihre Fahigkeiten 253

Mit dem Mikromanager kooperieren 254

Kapitel 12 Mit dem richtigen Fuss aufstehen 255

Die Projektteilnehmer endgultig festlegen 256

Sich der Mitarbeit der Teammitglieder versichern 256

Prufen, ob alle an Bord sind 258

Die Lucken fullen 259

Das Team entwickeln 260

Den genehmigten Projektplan noch einmal uberprufen lassen 261

Gemeinsame und individuelle Projektziele festlegen 261

Die Rollen der Teammitglieder festlegen 262

Die Arbeitsablaufe festlegen 263

Die persoenliche Beziehung zwischen den Teammitgliedern starken 263

Ihr Team zu einer reibungslos funktionierenden Einheit zusammenschweissen 264

Die Grundlage fur eine ordnungsgemasse Projektkontrolle schaffen 266

Die Kontrollmechanismen auswahlen und einrichten 266

Zeitplane fur Berichte und Meetings aufstellen 267

Die Projektgrundlinie festlegen 268

Das Projekt oeffentlich machen 268

Die Grundlage fur eine Abschlussbewertung 269

Teil IV: Das Schiff steuern: Das Projekt auf dem Weg zum Erfolg 271

Kapitel 13 Fortschrittsuberwachung und Kontrolle 273

Das Projekt kontrollieren 273

Projektmanagement-Informationssysteme einrichten 275

Die Zeitplane uberwachen 276

Die Arbeitsstunden uberwachen 282

Die Ausgaben uberwachen 286

Kontrollmechanismen starten 290

Probleme beseitigen, bevor sie entstehen 290

Die Kontrollprozesse formalisieren 291

Die Ursachen fur moegliche Verzoegerungen und Abweichungen herausfinden 292

Moegliche korrigierende Massnahmen 293

Zuruck auf den richtigen Kurs: Die Grundlinie 293

Verantwortungsvoll handeln, wenn AEnderungen notwendig werden 294

Auf AEnderungserfordernisse reagieren 295

Achtung! Schleichende Ausdehnung 296

Kapitel 14 Alle Beteiligten auf dem Laufenden halten 297

Meinen, was man sagt, und sagen, was man meint: Grundlagen fur eine erfolgreiche Kommunikation 298

Den Kommunikationsprozess unterteilen 298

Zwischen einseitiger Kommunikation und Kommunikation in beide Richtungen unterscheiden 299

Aktives Zuhoeren 300

Das richtige Medium fur Ihre Bedurfnisse 301

Die reinen Fakten: Schriftliche Berichte 302

Nur so kommt man weiter: Effiziente Meetings 304

Einen schriftlichen Projektfortschritts- oder Statusbericht erstellen 306

Eine Liste (mit Namen) erstellen und doppelt uberprufen 307

Wichtiges und Unwichtiges in Ihrem Bericht unterscheiden koennen 307

Reif fur den Goethepreis, oder wie man zumindest einen interessanten Bericht schreibt 308

Wichtige Projektmeetings durchfuhren 309

Regelmassig stattfindende Teammeetings 309

Spontane Meetings 312

Meetings mit der Unternehmensleitung 312

Einen Projektplan fur das Kommunikationsmanagement erstellen 313

Kapitel 15 Durch effektive Fuhrung zu Hoechstleistungen motivieren 315

Managen und fuhren koennen 315

Persoenliche Macht und Einfluss erwerben 316

Verstehen, warum jemand tut, was Sie ihm sagen 316

Die Grundlagen Ihrer Macht legen 318

Die Motivation der Teammitglieder erzeugen und aufrechterhalten 320

Den Nutzen des Projekts herausstellen und so die Einsatzbereitschaft erhoehen 320

Die Machbarkeit demonstrieren und so das Durchhaltevermoegen starken 322

Teammitglieder daruber informieren, wie es lauft 322

Gute Arbeit belohnen 323

Kapitel 16 Das Projekt zum Abschluss bringen 325

Den Kurs bis zum Schluss beibehalten 326

Das Projektende von Anfang an mit durchplanen 326

Ihre Plane aktualisieren, wenn Sie die Abschlussaufgaben planen 327

Das Team noch einmal fur den Sprint uber die Ziellinie motivieren 327

Die administrativen Aufgaben erledigen 328

Den Beteiligten das Ende leicht machen 329

Eine Abschlussbewertung durchfuhren 331

Das Abschlussmeeting schon wahrend des Projekts einplanen 331

Buhne frei fur das Meeting zur Projektabschlussbewertung 333

Ein Meeting zur Projektabschlussbewertung durchfuhren 334

Nach der Projektabschlussbewertung 336

Teil V: Noch besser werden 337

Kapitel 17 Wie neue Methoden und Technologien Ihre Arbeit beflugeln 339

Ein Blick auf agiles Projektmanagement 340

Die treibende Kraft des agilen Projektmanagements 340

Die Elemente des agilen Projektmanagements bei Scrum 341

Agiles und traditionelles Projektmanagement (Wasserfall-Modell) im Vergleich 342

Der effektive Einsatz von Computerprogrammen 343

Welche Software eignet sich fur Sie? 344

Das Beste aus Ihrer Software herausholen 349

Projektmanagementsoftware in Ihre Arbeit einbeziehen 349

Was die sozialen Medien fur Ihr Projektmanagement tun koennen 352

Was genau sind die sozialen Medien eigentlich? 353

Wie die sozialen Medien Ihre Projektplanung unterstutzen und die Leistungen Ihres Teams verbessern koennen 354

Wie soziale Medien die Kommunikation verbessern koennen 355

Kapitel 18 Den Projektfortschritt mithilfe des Earned Value Management uberwachen 357

Earned Value Management 357

Die Earned Value Management-Formeln verstehen 358

Ein einfaches Beispiel 362

Ursachen fur festgestellte Abweichungen finden 363

Earned Value Management in Ihrem Projekt einsetzen 364

Geplante Kosten fur tatsachliche Arbeitsleistung ermitteln 368

Teil VI: Der Top-Ten-Teil 371

Kapitel 19 Zehn Fragen zur Projektplanung 373

Warum wurde das Projekt auf den Weg gebracht? 373

Wen mussen Sie einbeziehen? 374

Welche Ergebnisse wollen Sie liefern? 374

Welche Beschrankungen mussen Sie beachten? 374

Von welchen Annahmen gehen Sie aus? 375

Welche Arbeiten mussen erledigt werden? 375

Wann beginnen und beenden Sie eine Tatigkeit? 375

Wer soll die eigentliche Projektarbeit durchfuhren? 376

Welche weiteren Ressourcen benoetigen Sie? 376

Was kann schiefgehen? 376

Kapitel 20 Zehn Tipps fur einen herausragenden Projektmanager 377

Machen Sie Warum zu Ihrem Lieblingswort 377

Es geht muss Ihr Motto sein 377

Think Big 378

Think in Detail 378

Gehen Sie vorsichtig mit Annahmen um 378

Betrachten Sie andere als Verbundete, nicht als Gegner 378

Sagen Sie, was Sie meinen; meinen Sie, was Sie sagen! 378

Respektieren Sie andere 379

Wurdigen Sie gute Leistungen 379

Seien Sie Manager und Fuhrer zugleich 379

Anhang 381

A Glossar 383

B Alle Techniken zu reibungslosen Ablaufen zusammenfuhren 391

Stichwortverzeichnis 395

Additional information

NPB9783527717873
9783527717873
3527717870
Projektmanagement fur Dummies by Stanley E. Portny
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2021-04-07
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